Fonctionnement

Information aux organisateurs

Le CIAS procède à deux appels d'offres au cours de l'année. Les dossiers recueillis sont ensuite examinés par le conseil scientifique. Les décisions sont rendues dans un délai de 2 semaines suivant la séance du conseil scientifique. Ces appels d'offres permettent de couvrir 2 semestres (Janvier-Juin puis Juillet-Décembre). Les projets de manifestation qui arrivent hors délais sont néanmoins conservés et sont alors examinés lors de l'appel d'offre suivant.

Proposer un projet de manifestation

Tout scientifique ou groupe de scientifiques de l'observatoire ou étranger à l'observatoire peut proposer d'organiser un atelier au CIAS. Les intéressés doivent soumettre leur projet en rédigeant une courte proposition comprenant un résumé de la justification scientifique ainsi qu¹un programme préliminaire. Pour plus d'informations, voir cette page. Dans le cas d'un atelier initié par une personne étrangère à l'établissement un correspondant local devra être nommé.

En pratique

Après approbation du conseil scientifique du centre, une notification est envoyée aux proposants. L'organisateur devra alors se mettre en contact avec le responsable administratif du centre pour définir les lignes générales de la manifestation : programme avec planification des interventions, nombre de participants et invités attendus, date et durée. Et sur le plan matériel, planifier la réservation des salles, établir l'utilisation du budget.
L'organisateur devra écrire une courte description de l'atelier et de ses objectifs, celle-ci sera publiée sur le site du centre. Si un site internet a été créé, un lien sera placé avec la présentation de l'atelier. L'organisation scientifique est laissée au responsable de l'atelier. Le reponsable administratif prend en charge l'organisation logistique.